Terus terang, apa yang kami lakukan dengan data Anda.

1. Pendahuluan

Rafiq Space Intelligence ("Perusahaan," "kami," atau "milik kami") berkomitmen untuk melindungi data pribadi Anda. Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana kami mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, membagikan, dan melindungi data pribadi Anda saat Anda menggunakan platform Rafiqspace.ai ("Layanan"), termasuk modul-modul produknya — seperti Meetpal, Courtpal, dan Taskpal — serta layanan akun dan proses masuk bersama yang digunakan di antaranya.

Kebijakan Privasi ini disusun sesuai dengan Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP), Peraturan Pemerintah Nomor 71 Tahun 2019 tentang Penyelenggaraan Sistem dan Transaksi Elektronik (PP PSTE), dan peraturan pelindungan data lainnya yang berlaku di Republik Indonesia.

2. Pengendali Data

Pengendali data pribadi yang bertanggung jawab atas pemrosesan data pribadi Anda melalui Layanan adalah:

Rafiq Space Intelligence
Email: link@rafiqspace.ai
Singapore, Jakarta — Indonesia

3. Data yang Kami Kumpulkan

Kami mengumpulkan dan memproses kategori data pribadi berikut sehubungan dengan Layanan:

a. Data Akun

Informasi yang diberikan selama pendaftaran dan pengelolaan akun, termasuk nama, alamat email, foto profil, nama Organisasi, dan peran Anda dalam Organisasi. Data ini diperoleh melalui penyedia identitas kami (rafiq-auth SSO).

b. Data Rapat

Rekaman rapat (audio), transkrip yang dihasilkan dari rekaman, judul rapat, deskripsi, informasi peserta, dan metadata rapat seperti tanggal, waktu, dan durasi.

c. Data Suara & Biometrik (Data Pribadi Spesifik)

Rekaman audio dan embedding suara (voiceprint) yang digunakan untuk identifikasi dan diarisasi pembicara. Berdasarkan UU PDP, data biometrik diklasifikasikan sebagai data pribadi spesifik dan tunduk pada perlindungan yang lebih ketat. Embedding suara adalah representasi matematis dari karakteristik suara yang berasal dari audio Anda.

d. Data Pemrosesan AI

Konten yang dihasilkan oleh fitur AI kami, termasuk ringkasan rapat, rekomendasi, analisis, dan hasil dari analisis basis pengetahuan. Data ini berasal dari Data Rapat Anda dan diproses oleh sistem AI kami.

e. Data Penggunaan & Teknis

Informasi perangkat, alamat IP, jenis dan versi browser, sistem operasi, cap waktu akses, halaman yang dikunjungi, dan pola penggunaan yang dikumpulkan secara otomatis saat Anda mengakses Layanan.

f. Data Kalender

Apabila Anda menghubungkan Google Calendar, kami mengakses detail acara kalender (judul, waktu, peserta, tautan rapat) untuk mengaktifkan fitur penjadwalan. Data kalender dienkripsi saat disimpan dan hanya dapat diakses dalam Organisasi Anda.

4. Bagaimana Kami Menggunakan Data Anda

Kami memproses data pribadi Anda untuk tujuan berikut:

• Penyediaan Layanan: memproses rekaman, menghasilkan transkrip, melakukan identifikasi pembicara, dan menghasilkan wawasan rapat berbasis AI
• Pengelolaan akun: mengautentikasi pengguna, mengelola keanggotaan Organisasi, dan menegakkan kontrol akses
• Peningkatan layanan: menganalisis pola penggunaan untuk meningkatkan fitur, memperbaiki masalah, dan mengoptimalkan kinerja
• Komunikasi: mengirimkan notifikasi layanan, peringatan penggunaan, dan pembaruan penting tentang Layanan
• Keamanan: mendeteksi dan mencegah penipuan, akses tidak sah, dan ancaman keamanan lainnya
• Analitik: menyediakan analitik dan wawasan tingkat Organisasi tentang aktivitas rapat
• Integrasi kalender: menyinkronkan acara, mengaktifkan penjadwalan rapat, dan mengotomatisasi penempatan bot
• Kepatuhan hukum: memenuhi kewajiban berdasarkan UU PDP, UU ITE, dan peraturan lain yang berlaku

5. Dasar Hukum Pemrosesan

Sesuai dengan Pasal 20 UU PDP, kami memproses data pribadi Anda berdasarkan dasar hukum berikut:

• Persetujuan: Untuk perekaman rapat, pendaftaran suara untuk identifikasi pembicara, dan akses data kalender. Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja melalui pengaturan Platform, tanpa mempengaruhi keabsahan pemrosesan yang dilakukan sebelum penarikan.
• Kebutuhan Kontraktual: Pemrosesan yang diperlukan untuk pelaksanaan Layanan sebagaimana disepakati dalam Syarat dan Ketentuan, termasuk transkripsi, analisis AI, dan pengelolaan akun.
• Kewajiban Hukum: Pemrosesan yang diwajibkan untuk mematuhi hukum dan peraturan Indonesia yang berlaku, termasuk persyaratan penyimpanan data dan merespons permintaan yang sah dari otoritas yang berwenang.
• Kepentingan yang Sah: Pemrosesan yang diperlukan untuk kepentingan sah kami, termasuk keamanan layanan, pencegahan penipuan, dan peningkatan layanan, dengan ketentuan bahwa kepentingan tersebut tidak mengesampingkan hak dan kebebasan fundamental Anda.

6. Pembagian & Pengungkapan Data

Kami dapat membagikan data pribadi Anda kepada kategori penerima berikut:

• Penyedia Layanan: Penyedia pihak ketiga yang membantu dalam pengoperasian Layanan, termasuk hosting awan, penyedia model AI, dan layanan infrastruktur. Seluruh penyedia layanan terikat secara kontraktual untuk melindungi data Anda dan memprosesnya hanya sesuai instruksi kami.
• Anggota Organisasi: Anggota lain dari Organisasi Anda dapat mengakses data rapat bersama, transkrip, dan keluaran AI sesuai dengan izin akses yang dikonfigurasi oleh administrator Organisasi Anda.
• Persyaratan Hukum: Kami dapat mengungkapkan data Anda apabila diwajibkan oleh hukum, peraturan, proses hukum, atau permintaan pemerintah, termasuk permintaan dari penegak hukum atau otoritas regulasi Indonesia.
• Transfer Bisnis: Dalam hal merger, akuisisi, atau penjualan aset, data pribadi Anda dapat ditransfer sebagai bagian dari transaksi, tunduk pada perlindungan yang dijelaskan dalam Kebijakan Privasi ini.

Kami tidak menjual data pribadi Anda kepada pihak ketiga. Kami tidak membagikan data pribadi Anda kepada pihak ketiga untuk tujuan pemasaran mereka sendiri.

7. Kebijakan Data Pengguna Layanan API Google

Rafiqspace.ai terhubung ke layanan API Google untuk menyediakan fitur integrasi, termasuk Google Calendar (penjadwalan acara) dan Google Drive (penyimpanan dokumen). Satu klien OAuth Google bernama Rafiqspace.ai digunakan bersama di seluruh platform: klien tersebut menyediakan proses masuk untuk setiap modul produk sekaligus menjalankan konektor Calendar dan Drive.

Penggunaan dan transfer oleh Rafiqspace.ai atas informasi yang diterima dari API Google ke aplikasi lain akan mematuhi Google API Services User Data Policy, termasuk persyaratan Limited Use. Baca Google API Services User Data Policy .

Data pengguna mentah maupun turunan yang diterima dari API Google Workspace tidak digunakan, ditransfer, atau dijual untuk membuat, melatih, atau meningkatkan model machine learning maupun kecerdasan buatan (AI) fondasional atau umum.

Apabila Rafiqspace.ai menggunakan model AI atau machine learning untuk memproses informasi yang diperoleh dari API Google, data tersebut hanya diproses oleh Google Vertex AI atau oleh model yang kami hosting sendiri di dalam infrastruktur terisolasi milik kami. Ketika model self-hosted atau offline digunakan, data pengguna Google diproses secara lokal dan tidak pernah dikirim kembali ke penyedia model mana pun. Data pengguna Google tidak pernah dibagikan kepada penyedia model mana pun untuk pelatihan atau tujuan sekunder lainnya.

8. Transfer Data Lintas Batas

Data pribadi Anda dapat ditransfer ke dan diproses di yurisdiksi di luar Indonesia untuk tujuan hosting awan, pemrosesan AI, dan penyediaan layanan. Sesuai dengan Pasal 56 UU PDP, kami memastikan bahwa setiap transfer data pribadi lintas batas dilakukan ke yurisdiksi yang memberikan tingkat pelindungan data pribadi yang setara atau lebih tinggi, atau tunduk pada perlindungan yang memadai.

Apabila transfer dilakukan ke yurisdiksi tanpa perlindungan yang setara, kami menerapkan perlindungan kontraktual yang memadai, termasuk klausul kontraktual standar, untuk memastikan data pribadi Anda tetap terlindungi sesuai dengan persyaratan UU PDP.

9. Retensi Data

Kami menyimpan data pribadi Anda untuk periode berikut:

• Data akun: disimpan selama durasi Akun aktif Anda, dan untuk jangka waktu yang wajar setelah penutupan Akun sebagaimana diwajibkan oleh hukum yang berlaku
• Rekaman dan transkrip rapat: disimpan selama durasi langganan Anda, dan dihapus atas permintaan atau pengakhiran Akun
• Embedding suara: disimpan hingga profil pembicara terkait dihapus atau persetujuan ditarik oleh subjek data
• Konten yang dihasilkan AI: disimpan untuk periode yang sama dengan data rapat terkait
• Data penggunaan dan teknis: disimpan untuk jangka waktu terbatas yang diperlukan untuk tujuan yang dijelaskan dalam kebijakan ini

Setelah berakhirnya periode penyimpanan, data pribadi akan dihapus atau dianonimkan secara aman sesuai dengan Pasal 44 UU PDP. Kami dapat menyimpan data anonim tanpa batas waktu untuk tujuan statistik dan analitik.

10. Hak-Hak Anda

Berdasarkan UU PDP, Anda memiliki hak-hak berikut sehubungan dengan data pribadi Anda:

• Hak Akses: Anda dapat meminta akses dan memperoleh salinan data pribadi Anda yang kami proses.
• Hak Perbaikan: Anda dapat meminta perbaikan data pribadi yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Hak Penghapusan: Anda dapat meminta penghapusan data pribadi Anda, tunduk pada persyaratan retensi hukum yang berlaku.
• Hak Pembatasan Pemrosesan: Anda dapat meminta agar kami membatasi pemrosesan data pribadi Anda dalam keadaan tertentu.
• Hak Keberatan: Anda dapat menolak pemrosesan data pribadi Anda, termasuk menolak pengambilan keputusan otomatis yang menghasilkan akibat hukum atau dampak signifikan serupa.
• Hak Portabilitas Data: Anda dapat meminta agar kami menyediakan data pribadi Anda dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca mesin.
• Hak Penarikan Persetujuan: Apabila pemrosesan didasarkan pada persetujuan Anda, Anda dapat menarik persetujuan kapan saja tanpa mempengaruhi keabsahan pemrosesan yang dilakukan sebelum penarikan.
• Hak Pengaduan: Anda berhak mengajukan pengaduan kepada Lembaga Pelindungan Data Pribadi Indonesia apabila Anda merasa hak-hak Anda telah dilanggar.

Untuk menggunakan hak-hak tersebut, silakan hubungi kami di link@rafiqspace.ai. Kami akan merespons permintaan Anda secara tepat waktu sesuai dengan jangka waktu yang ditetapkan oleh UU PDP.

11. Keamanan Data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang memadai untuk melindungi data pribadi Anda dari akses tidak sah, kehilangan, perusakan, perubahan, atau pengungkapan, termasuk:

• Enkripsi data saat transit dan langkah-langkah untuk melindungi data saat disimpan
• Kontrol akses berbasis peran dengan autentikasi yang dikelola melalui penyedia identitas kami
• Pencatatan audit atas aktivitas modifikasi dan akses data
• Penilaian keamanan dan pengujian kerentanan secara berkala

Dalam hal terjadi pelanggaran data pribadi, kami akan memberitahu pengguna yang terdampak dan otoritas terkait dalam waktu tujuh puluh dua (72) jam sejak kami mengetahui pelanggaran tersebut, sesuai dengan Pasal 46 UU PDP. Pemberitahuan akan disampaikan melalui email dan akan mencakup: deskripsi data pribadi yang terdampak, waktu dan cara terjadinya pelanggaran, serta langkah-langkah perbaikan yang telah atau akan kami lakukan. Pemberitahuan pelanggaran ditangani langsung oleh tim pelindungan data kami di link@rafiqspace.ai.

12. Cookie & Teknologi Pelacakan

Layanan menggunakan jenis cookie dan teknologi serupa berikut:

• Cookie Esensial: Diperlukan untuk autentikasi, manajemen sesi, dan keamanan. Cookie ini diperlukan agar Layanan dapat berfungsi dan tidak dapat dinonaktifkan.
• Cookie Fungsional: Digunakan untuk mengingat preferensi Anda, seperti pengaturan bahasa dan tema. Cookie ini meningkatkan pengalaman Anda tetapi tidak sepenuhnya diperlukan.

Kami tidak menggunakan cookie iklan atau pelacakan pihak ketiga. Preferensi cookie Anda dapat dikelola melalui pengaturan browser Anda.

13. Privasi Anak

Layanan tidak ditujukan untuk individu di bawah usia delapan belas (18) tahun. Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak-anak. Apabila kami mengetahui bahwa kami telah secara tidak sengaja mengumpulkan data pribadi dari anak, kami akan mengambil langkah-langkah untuk segera menghapus data tersebut. Apabila Anda percaya bahwa seorang anak telah memberikan data pribadi kepada kami, silakan hubungi kami di link@rafiqspace.ai.

14. Perubahan Kebijakan Ini

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan dalam praktik, teknologi, persyaratan hukum, atau faktor lainnya. Perubahan material akan dikomunikasikan kepada Anda setidaknya tiga puluh (30) hari sebelum berlaku efektif, melalui email atau melalui pemberitahuan yang mencolok pada Platform. Kami mendorong Anda untuk meninjau Kebijakan Privasi ini secara berkala.

15. Kontak & Pejabat Pelindungan Data

Apabila Anda memiliki pertanyaan mengenai Kebijakan Privasi ini, ingin menggunakan hak-hak subjek data Anda, atau memiliki kekhawatiran tentang praktik data kami, silakan hubungi kami:

Rafiq Space Intelligence
Pejabat Pelindungan Data: link@rafiqspace.ai
Pertanyaan Umum: link@rafiqspace.ai
Singapore, Jakarta — Indonesia